Sähköpostipalvelimet ovat nykyään hyvin tarkkoja ja pyrkivät estämään epämiellyttävien viestien, kuten phishing- ja huijausviestien, pääsyn vastaanottajan ensisijaiseen postilaatikkoon.

Tämä on hyvä asia, mutta sähköpostikontaktointia tekevälle se voi aiheuttaa haasteita, sillä haluat viestiesi menevän suoraan vastaanottajan ensisijaiseen postilaatikkoon.

Yleisimmät syyt miksi viestisi menevät roskapostiin

Viestisi ovat helposti roskapostissa, mikäli:

• Lähetät liikaa viestejä tai liian lyhyillä väliajoilla yhdeltä sähköpostitililtä

• Domainisi tai osoitteesi on blacklistattu

• Viestejäsi on merkattu spammiksi/roskapostiksi

• Sinulla ei ole tarpeellista teknistä alustusta (SPF, DKIM, DMARC)

• Lähetät raskaita HTML-pohjaisia sähköposteja (kuvat, linkit, videot yms.)

Tarkemmin sähköpostien teknisestä alustuksesta

Jotta sähköpostisi eivät päätyisi roskapostikansioon, on tärkeää ottaa käyttöön kolme keskeistä teknistä toimenpidettä: SPF, DKIM ja DMARC. Nämä auttavat varmistamaan, että sähköpostisi päätyvät perille.

SPF (Sender Policy Framework)

Mikä on SPF?

• SPF varmistaa, että vain valtuutetut palvelimet voivat lähettää sähköpostia domainisi nimissä. Tämä estää roskapostittajia käyttämästä domainiasi.

Miten SPF asetetaan?

1. Lisää SPF-tietue domainisi DNS-asetuksiin.

2. Määritä ne IP-osoitteet tai palvelimet, jotka saavat lähettää sähköpostia domainisi nimissä.

   1. Microsoft Office https://support.powerdmarc.com/support/solutions/articles/60000676375-how-to-set-up-microsoft-office-365-spf-record-

   2. Google Workspace https://apps.google.com/supportwidget/articlehome?hl=en&article_url=https%3A%2F%2Fsupport.google.com%2Fa%2Fanswer%2F10684623%3Fhl%3Den&assistant_id=generic-unu&product_context=10684623&product_name=UnuFlow&trigger_context=a

3. Julkaise tietue, jotta sähköpostipalvelimet voivat tarkistaa valtuutuksen.

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

Mikä on DKIM?

• DKIM lisää viestiin digitaalisen allekirjoituksen, joka varmistaa, että viestiä ei ole muokattu ja että se on lähetetty valtuutetulta palvelimelta.

Miten DKIM asetetaan?

1. Luo julkinen ja yksityinen avainpari sähköpostipalvelimellasi.

   1. Google Workspace https://apps.google.com/supportwidget/articlehome?hl=en&article_url=https%3A%2F%2Fsupport.google.com%2Fa%2Fanswer%2F180504%3Fhl%3Den&assistant_id=generic-unu&product_context=180504&product_name=UnuFlow&trigger_context=a

   2. Microsoft office https://learn.microsoft.com/en-us/defender-office-365/email-authentication-dkim-configure

2. Lisää julkinen avain domainisi DNS-asetuksiin.

3. Konfiguroi sähköpostipalvelimesi allekirjoittamaan viestit yksityisellä avaimella.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

Mikä on DMARC?

• DMARC yhdistää SPF- ja DKIM-tiedot ja antaa ohjeet, miten käsitellä epäonnistuneita todennuksia. Tämä auttaa suojautumaan huijauksilta ja parantaa domainisi mainetta.

Miten DMARC asetetaan?

1. Luo DMARC-tietue, joka määrittää käytännöt epäonnistuneiden viestien käsittelyyn. (tähän hyvä ohjelma mxtoolbox https://mxtoolbox.com/DMARCRecordGenerator.aspx)

2. Lisää DMARC-tietue domainisi DNS-asetuksiin (palvelu josta olet ostanut domainisi)

3. Määritä raportointiosoite, johon lähetetään raportit epäonnistuneista todennuksista.

Näiden asetusten avulla voit parantaa sähköpostiesi toimitusvarmuutta ja varmistaa, että viestisi menevät perille.

Muistilista, jolla vältät roskapostiin joutumisen

Varmistaaksesi, että sähköpostisi päätyvät vastaanottajan ensisijaiseen postilaatikkoon eikä roskapostikansioon, seuraa tätä yksinkertaista muistilistaa:

1. Tekninen alustus

Sähköpostien tekninen alustus on ratkaisevan tärkeää toimitusvarmuuden varmistamiseksi. Ota käyttöön SPF, DKIM ja DMARC -protokollat. SPF-tietue varmistaa, että vain valtuutetut palvelimet voivat lähettää sähköpostia domainisi nimissä. DKIM lisää viestiin digitaalisen allekirjoituksen, joka varmistaa viestin aitouden. DMARC yhdistää SPF- ja DKIM-tiedot ja antaa ohjeet epäonnistuneiden viestien käsittelyyn. Lisää nämä tietueet domainisi DNS-asetuksiin ja seuraa säännöllisesti raportteja mahdollisten ongelmien havaitsemiseksi.

2. Optimoi lähetysaikataulut

Liian monet viestit lyhyessä ajassa voivat johtaa domainisi joutumiseen mustalle listalle. Rajoita viestien määrää lähettämällä enintään 30 viestiä päivässä yhdeltä sähköpostitililtä ja pidä viestien välillä noin 13-17 minuutin tauko. Tämä auttaa pitämään tilisi maineen hyvänä ja parantaa viestiesi toimitusvarmuutta.

3. Varmista listat

Sähköpostilistojen tarkkuus on olennainen osa onnistunutta sähköpostikampanjaa. Käytä laadukasta verifier-ohjelmistoa, kuten Bouncer (https://www.usebouncer.com/) tai Neverbounce (https://www.neverbounce.com/), varmistaaksesi sähköpostilistasi oikeellisuuden. Vältä korkea bounce rate, koska yli 2% bounce rate vahingoittaa toimitusvarmuutta huomattavasti. Säännöllinen listojen tarkistus ja puhdistus varmistaa, että lähetät viestejä vain toimiviin osoitteisiin.

4. Vältä HTML-elementtejä

Raskaat HTML-sähköpostit, jotka sisältävät paljon kuvia, linkkejä ja videoita, voivat joutua helpommin roskapostikansioon. Pidä sähköpostiesi sisältö yksinkertaisena ja välttäen tarpeettomia HTML-elementtejä. Poista myös linkit sähköpostin allekirjoituksesta. Yksinkertainen ja selkeä tekstipohjainen viesti parantaa mahdollisuuksia päästä vastaanottajan ensisijaiseen postilaatikkoon.

5. Seuraa analyysejä

Seuraa säännöllisesti sähköpostikampanjoidesi suorituskykyä analytiikkatyökalujen avulla. Tarkkaile avausprosentteja (open rate) ja hyödynnä DMARC-raportteja varmistaaksesi, että sähköpostisi todennetaan oikein. Näiden analyysien avulla voit tunnistaa mahdolliset ongelmat ajoissa ja tehdä tarvittavia muutoksia parantaaksesi toimitusvarmuutta ja viestiesi vaikuttavuutta.

Noudattamalla tätä muistilistaa voit parantaa sähköpostiesi toimitusvarmuutta ja varmistaa, että viestisi menevät perille oikeaan osoitteeseen. Näin parannat viestiesi vaikuttavuutta ja saavutat paremmin asettamasi tavoitteet.